Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy w Radoszycach 2026 rok

ZARZĄDZENIE Nr 7/2026

Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce
z dnia 27 stycznia 2026 r.

w sprawie wdrożenia i funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Urzędzie Miasta i Gminy w Radoszycach

Na podstawie:

art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2025 r. poz. 1153 z zm.), art. 106nb ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481 ze zm.), zarządzam, co następuje:

§1. Cel i zakres zarządzenia

1. Zarządzenie określa zasady organizacyjne, techniczne i proceduralne wdrożenia oraz funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Urzędzie Miasta i Gminy w Radoszycach oraz jednostkach organizacyjnych gminy w związku z obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur od dnia 1 kwietnia 2026 r.
2. Celem wprowadzenia KSeF jest zapewnienie prawidłowego wystawiania, odbioru, przechowywania i ewidencjonowania faktur elektronicznych zgodnie z przepisami prawa.
3. Przepisy niniejszego zarządzenia stosuje się do wszystkich komórek organizacyjnych urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy.

§2. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych

1. Burmistrz Miasta i Gminy Radoszyce sprawuje ogólny nadzór nad wdrożeniem i funkcjonowaniem KSeF.
2. Sekretarz:
1. koordynuje działania związane z wdrożeniem KSeF,
2. opracowuje i aktualizuje procedury wewnętrzne,
3. prowadzi Rejestr Uprawnień do KSeF,
4. nadzoruje nadawanie i cofanie uprawnień w systemie.
3. Skarbnik:
1. odpowiada za prawidłowość fakturowania i rozliczeń podatkowych,
2. prowadzi rejestr faktur offline,
3. nadzoruje obieg faktur w zakresie merytoryczno-finansowym.
4. Administrator KSeF tj. pracownik odpowiedzialny za obsługę informatyczną:
1. zapewnia obsługę techniczną systemu,
2. zarządza tokenami dostępu (API),
3. diagnozuje i usuwa awarie systemowe,
4. raportuje incydenty techniczne Sekretarzowi.
5. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Radoszyce odpowiadają za wdrożenie KSeF w swoich jednostkach oraz przestrzeganie zasad określonych w niniejszym zarządzeniu.

§3. Uprawnienia i dostęp do systemu

1. Burmistrz Miasta i Gminy Radoszyce posiada pełne uprawnienia w KSeF do nadawania, odbierania i delegowania dostępów.
2. Uprawnienia w systemie nadaje się wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku i upoważnienia.
3. Sekretarz prowadzi ewidencję wszystkich upoważnień w Rejestrze Uprawnień do systemu KSeF, którego wzór stanowi załącznik nr 1.
4. Cofnięcie uprawnienia następuje niezwłocznie po:
• ustaniu stosunku pracy,
• zmianie stanowiska,
• utracie zaufania lub naruszeniu zasad bezpieczeństwa.

§4. Obieg faktur

1. Obieg faktur w urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Radoszyce odbywa się zgodnie z Regulaminem obiegu faktur (załącznik nr 2).
2. Faktury sprzedażowe wystawia się w systemie finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF.
3. Faktury zakupowe odbiera się wyłącznie za pośrednictwem KSeF lub zgodnie z procedurą offline.
4. W przypadku awarii systemu lub braku łączności dopuszcza się tryb offline – wystawienie faktury poza KSeF, z obowiązkiem jej przesłania do KSeF niezwłocznie po ustaniu przeszkody.
5. Każda jednostka organizacyjna prowadzi rejestr faktur offline i przekazuje go do skarbnika do 5 dnia miesiąca następnego.

§5. Procedury bezpieczeństwa i audytu

1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych i systemu Sekretarz opracowuje Procedurę bezpieczeństwa KSeF (załącznik nr 3).
2. Administrator KSeF:
• monitoruje logowania i statusy systemu,
• prowadzi rejestr incydentów,
• przygotowuje raport roczny o bezpieczeństwie.
3. Sekretarz, we współpracy z administratorem KSeF, przeprowadza coroczny audyt uprawnień i bezpieczeństwa KSeF w terminie do 31 marca każdego roku.

§6. Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane w KSeF podlegają ochronie zgodnie z przepisami RODO.
2. Administratorem danych osobowych jest Gmina Radoszyce.
3. Sekretarz, we współpracy z Inspektorem Ochrony Danych, prowadzi Rejestr czynności przetwarzania danych dotyczących KSeF.
4. Każdy użytkownik KSeF zobowiązany jest do zachowania poufności danych i podpisuje oświadczenie o poufności (załącznik nr 4).

§7. Szkolenia i nadzór

1. Sekretarz organizuje szkolenia wewnętrzne dla pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi KSeF, bezpieczeństwa i ochrony danych.
2. Kierownicy jednostek potwierdzają realizację szkolenia w formie notatki służbowej.
3. Sekretarz Miasta i Gminy Radoszyce wraz ze Skarbnikiem Miasta i Gminy Radoszyce składa corocznie Burmistrzowi Miasta i Gminy Radoszyce raport z wdrożenia i funkcjonowania KSeF.

§8. Postanowienia końcowe

1. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta i Gminy Radoszyce, Skarbnikowi Miasta i Gminy Radoszyce, kierownikom komórek organizacyjnych urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy.
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy o VAT i rozporządzeń wykonawczych Ministra Finansów.

p.o. Burmistrza

/-/ Robert Lisowski

Z-ca Burmistrza

Załączniki do pobrania:

1. REJESTR UPRAWNIEŃ DO SYSTEMU KSeF
2. Regulamin obiegu faktur w systemie KSeF
3. Procedura bezpieczeństwa i audytu systemu KSeF
4. Oświadczenie o zachowaniu poufności