ZARZĄDZENIE Nr 3/2021 Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce z dnia 19.01.2021 roku w sprawie przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Radoszycach
ZARZĄDZENIE Nr 3/2021
Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce
z dnia 19.01.2021 roku
w sprawie przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Radoszycach
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) oraz art. 53 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.), zarządzam co następuje:
§ 1
1.Powołuje się stałą komisję przetargową w następującym składzie:
a) Mariusz Borowski – Przewodniczący
b) Anita Stolarska – Sekretarz
c) Roman Sulgostowski – Członek
§ 2
1. Burmistrz do przygotowania i przeprowadzenia określonych postepowań może powołać inny skład komisji przetargowej w trybie odrębnego zarządzenia.
2. Dla komisji, o której mowa w § 2 ust. 1 postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio.
§ 3
Do zadań komisji należą sprawy związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, ocena ofert oraz przedstawienie do akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce najkorzystniejszej oferty.
§ 4
1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania w cyklu wynikającym z zatwierdzonego przez Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce Planu postepowań na dany rok budżetowy.
2. Komisja działać będzie zgodnie z regulaminem pracy stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia oraz przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 5
Każdorazowo ogłoszenie wyników postępowania o zamówienie publiczne następować będzie po zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce.
§ 6
Traci moc Zarządzenie Nr 12/2017 Wójta Gminy Radoszyce z dnia 22 luty 2017 roku.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Miasta i Gminy Radoszyce
/-/ Michał Pękala
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 3/2021
Burmistrza Miasta i Gminy Radoszyce z dnia19.01.2021r.
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§1
1. Regulamin pracy komisji przetargowej, zwanej dalej „regulaminem”, określa tryb pracy komisji przetargowej powoływanej do przygotowania i przeprowadzenia postepowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanej dalej „komisją”.
2. Regulamin stosuje się zarówno do komisji powołanych na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. –Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, jak i do komisji powołanych na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy.
3. W zakresie nieuregulowanym w regulaminie stosuje się przepisy ustawy.
4. Ilekroć w regulaminie jest mowa o kierowniku zamawiającego, należy pod tym pojęciem rozumieć Burmistrza, a także osobę wykonującą czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego (Burmistrza).
Rozdział II
Tryb pracy komisji
§ 2
1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
2. Członkowie komisji wykonują powierzone im czynności w sposób bezstronny, rzetelny i obiektywny, kierując się wyłącznie przepisami prawa oraz swoją wiedzą i doświadczeniem.
3. Członkowie komisji zobowiązani są do ochrony tajemnicy chronionej na podstawie odrębnych przepisów oraz do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych określonych w odrębnych przepisach.
4. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.
§3
1. Komisja pracuje kolegialnie.
2. Przewodniczący komisji wyznacza miejsce i termin jej posiedzeń, biorąc pod uwagę uzasadnione wnioski członków komisji, tak aby umożliwić wypełnianie przez ich innych obowiązków służbowych.
3. Z posiedzenia komisji może zostać sporządzony protokół, w którym w szczególności opisuje się: przebieg posiedzenia, wyniki głosowań, czynności dokonane przez przewodniczącego/ sekretarza/ członka komisji, zadania przydzielone członkom komisji w zakresie ich obowiązków przez przewodniczącego komisji. Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji biorących udział w danym posiedzeniu komisji powinien zostać odnotowany przez przewodniczącego komisji w protokole z posiedzenia komisji. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia co do zgodności z przepisami ustawy, do protokołu załącza się również pisemne zastrzeżenia członka komisji.
4. Komisja przyjmuje rozstrzygnięcia w obecności co najmniej połowy jej członków, w drodze głosowania lub na podstawie sumy albo średniej arytmetycznej indywidualnych ocen.
5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji jej przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin.
6. Członek komisji niezgadzający się z przyjętym rozstrzygnięciem komisji obowiązany jest do przedstawienia pisemnego uzasadnienia swojego stanowiska (zdanie odrębne), które dołącza się do protokołu posiedzenia (jeśli został sporządzony).
7. Członkowie komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu komisji, potwierdzają pisemnie zapoznanie się z ustaleniem komisji. Postanowienie ust. 6 stosuje się odpowiednio.
§ 4
1. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i ust. 3 ustawy i przekazują je przewodniczącemu komisji.
2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, członkowie komisji składają zgodnie z art. 56 ust 5 i 6.
3. W przypadku ujawnienia w toku prowadzonego postępowania okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 2 i ust. 3 ustawy, członek komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powiadamiając o tym na piśmie przewodniczącego komisji oraz Burmistrza, a w przypadku przewodniczącego komisji-Burmistrza.
4. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym paragrafie ma zastosowanie art. 56 ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 5
1. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych.
2. Wniosek powinien zawierać określenie przedmiotu opinii, termin jej sporządzenia oraz szacowane koszty wynagrodzenia biegłego, a także- o ile jest to możliwe- wskazanie kandydatury biegłego.
3. Biegli przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie komisji mogą uczestniczyć w jej pracach z głosem doradczym.
4. Postanowienia §4 stosuje się odpowiednio do biegłych.
§6
W zakresie przygotowania postepowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja przygotowuje i przekazuje Burmistrzowi do zatwierdzenia:
1) propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem;
2) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji, wraz z istotnymi postanowieniami umowy w sprawie zamówienia publicznego/wzorem umowy;
3) projekty innych dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 7
1. W zakresie przeprowadzenia postępowania u udzielenie zamówienia publicznego komisja wykonuje w szczególności następujące czynności:
1) przeprowadza postępowanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z uwzględnieniem zapisów w ustawie Prawo zamówień publicznych;
2)zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;
3) zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie dodatkowych informacji, informacje o niekompletnej procedurze lub sprostowanie;
4) zamieszcza/ przekazuje właściwej komórce organizacyjnej do zamieszczenia na stronie internetowej lub w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego wszystkie dokumenty i informacje wymagane ustawą do opublikowania w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
5) przekazuje do opublikowania ogłoszenie o zamówieniu w inny sposób niż wskazany w pkt. 3, w szczególności w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim- w przypadku podjęcia takiej decyzji przez Burmistrza;
6) zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy- w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki;
7) przygotowuje propozycje wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
8) przygotowuje i przekłada Burmistrzowi projekty zaproszeń, informacji oraz innych dokumentów wymaganych przepisani ustawy,
9) prowadzi negocjacje albo dialog z wykonawcami w przypadku, gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo dialogu;
10) dokonuje otwarcia ofert;
11) dokonuje badania i oceny ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem, wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu oraz wniosków o dopuszczenie w licytacji elektronicznej;
12) wzywa/wnioskuje do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie wezwania wykonawców do uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentów wymaganych od wykonawców lub do wyjaśnienia treści oferty;
13) wnioskuje do Burmistrza o wykluczenie wykonawców w przypadkach przewidzianych ustawą;
14) wnioskuje do Burmistrza o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą;
15) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wnioskuje do Burmistrza o unieważnienie postępowania;
16) dokonuje analizy wniesionych środków ochrony prawnej oraz przedstawia Burmistrzowi rekomendację dotyczącą odpowiedzi na odwołanie albo odpowiedzi na informację o podjętej niezgodnie z przepisami czynności lub zaniechaniu czynności;
17) przedstawia Burmistrzowi propozycje w zakresie wnioskowania do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą, przedłużenie okresu ważności wadium, a także w zakresie zatrzymania wadium- w przypadkach określonych ustawą;
18) przygotowuje projekt informacji do wykonawców o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą;
19) sprawdza wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania umowy
20) przedstawia Burmistrzowi propozycje w zakresie określenia warunków przeprowadzenia aukcji elektronicznej;
21) wykonuje czynności niezbędne do przeprowadzenia licytacji elektronicznej;
22) zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.
2. Otwarcie ofert następuje zgodnie z art. 222 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Członkowie komisji dokonują oceny ofert po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych (jeżeli byli powołani).
Rozdział III
Prawa i obowiązki członków komisji
§8
Biorąc udział w pracach komisji członkowie komisji mają prawo w szczególności do:
1) dostępu do wszystkich dokumentów związana z pracą w komisji;
2) uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach i pracach komisji;
3) zgłaszania przewodniczącemu komisji w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji;
4) wnioskowania o powołania biegłego.
§9
1. Do obowiązków członka komisji należy w szczególności:
1) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach komisji;
2) przygotowywanie propozycji wyjaśnień dotyczących specyfikacji warunków zamówienia;
3) badanie i ocena ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postepowaniu, wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem, wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej;
4) złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 56 ust. 2 i ust.3. ustawy oraz oświadczenia, o którym mowa w §2 ust. 5 regulaminu.
2. Do obowiązków członka komisji nie będącego przewodniczącym ani sekretarzem komisji należy w szczególności:
1) wykonywanie czynności powierzonych im zgodnie z § 7 ust. 1 regulaminu, w tym zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji;
2) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji.
§ 10
1. Do obowiązków przewodniczącego komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 9 ust. 1 regulaminu należy w szczególności:
1) organizowanie prac komisji, w tym wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w Zarządzeniu w sprawie przygotowywania i przeprowadzania postepowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miast i Gminy w Radoszycach.
2) odebranie od członków komisji pisemnych oświadczeń w zakresie określonym w art. 56 ust. 1 i ust. 2 ustawy oraz oświadczeń o których mowa w § 2 ust. 5 regulaminu i włączenie wskazanych oświadczeń do dokumentacji postępowania;
3) wnioskowanie do Burmistrza o odwołanie członka komisji, który nie złożył oświadczenia o braku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 1 i ust 3 ustawy albo złożył nieprawdziwe oświadczenie o braku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 1 i ust. 3 ustawy, a także o dowołanie członka komisji z innych uzasadnionych powodów;
4) w razie potrzeby wnioskowanie do Burmistrza o zawieszenie działania komisji do czasu wyłączenia członka komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy;
5) podział prac przydzielonych członkom komisji;
6) informowanie Burmistrza o przebiegu prac komisji, w tym o istotnych problemach związanych z pracami komisji;
7) przedkładanie Burmistrzowi projektów pism, w szczególności w sprawie: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty oraz unieważnienia postepowania;
8) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowania przez sekretarza komisji;
9) nadzorowanie dostępu zainteresowanych wykonawców do dokumentacji postępowania.
2. Przewodniczący komisji odpowiedzialny jest za terminowe opracowanie i przekazanie odpowiednich dokumentów Burmistrzowi, wykonawcom, Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, a także za zamieszczenie ich w Biuletynie Zamówień Publicznych, platformie do zamówień publicznych, na stronie internetowej i w siedzibie Gminy oraz w miejscu, w którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4 regulaminu.
3. Przewodniczący reprezentuje komisję wobec osób trzecich.
§ 11
1. Do obowiązków sekretarza komisji należy w szczególności:
1) dokumentowanie czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu postępowania wraz z załącznikami;
2) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji;
3) udział w opracowywaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem;
4) przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą;
5) czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji postępowania przez członków komisji;
6) odpowiadanie za dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania, przechowywanie ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem;
7) przygotowanie dokumentacji postępowania w celu:
a) udostępnienia jej wykonawcom oraz biegłym;
b) przekazania właściwym organom prowadzącym postępowania wyjaśniające lub kontrole;
c) dokonania jej archiwizacji.
Rozdział IV
Zakończenie prac komisji
§ 12
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się:
1) zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo
2) unieważnieniem postępowania.
2. Przewodniczący komisji przekazuje Burmistrzowi do zatwierdzenia pisemny protokół postępowania wraz z załącznikami.
2. Komisja kończy działanie z chwilą wykonania ostatniej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowi podstawę do zatwierdzenia protokołu postępowania przez Burmistrza.
Burmistrz Miasta i Gminy Radoszyce
/-/ Michał Pękala